ホワイトカラーの業務時間の何%が会議に使われているか【2026年調査】

「会議が多くて本来の仕事ができない」——ビジネスの現場でこの言葉を聞かない週はないだろう。しかし、実際に業務時間の何%が会議に費やされているかを把握している組織は少ない。感覚値ではなく、データで実態を把握することが、改善施策の出発点になる。

本記事では、パーソル総合研究所・Microsoft・Acall等の国内外の調査データを横断的に整理し、ホワイトカラーの業務時間に占める会議の割合、議事録作成を含む会議関連業務の実態、会議コストの試算方法を体系的に解説する。

ホワイトカラーの業務時間に占める会議の割合は？

「会議は業務時間のどのくらいを占めるか」という問いに対し、複数の調査が一致した答えを出している。結論から言えば、少なくとも業務時間の17〜30%が会議およびその関連業務に費やされている。

パーソル総合研究所の調査：年間就業時間の17.6%

パーソル総合研究所は立教大学・中原淳教授との共同研究で、日本企業のホワイトカラーが社内会議にどれだけの時間を使っているかを調査した。結果は次の通りだ。

職位	週あたりの会議時間	年間推計時間
メンバー層	3時間超	約154時間
係長級	約6時間	約312時間
部長級	約8.6時間	434時間超
全体平均	—	年間就業時間の17.6%

**年間就業時間全体の17.6%**が社内会議に費消されているという数字は、約2.5ヶ月分の労働時間に相当する。特に部長級では年間434時間を超え、2.5ヶ月分の丸ごとが会議で埋まっている計算になる。

さらに同調査では、メンバー層の23.3%が「会議はムダだ」と感じており、係長以上のマネジメント層ではその割合が27.5%まで上昇することも判明している。会議の量だけでなく、質への不満も相当に蓄積されている実態が浮かび上がる。

Acall調査：会議実施・調整で1日の勤務時間の約3割

Acall株式会社が2024年に実施した調査では、より広義の「会議関連時間」の割合が示されている。

会議時間：1日平均1.9時間
会議調整時間（日程調整・会議室検索・予約等）：1日平均26.5分
合計：1日8時間の勤務時間に対し、約3割（29.2%）

「会議に出席している時間」だけを見ればパーソル調査に近い数字だが、会議の準備・調整・事後処理も含めると約3割まで膨らむことが確認できる。

さらに同調査では次の実態も明らかになっている。

本当に必要だと感じる会議の割合：39.1%
もっと効率化できると感じる会議の割合：43.1%
会議調整をもっと効率化したいと感じる人：約80%

会議に費やす時間の多さと、その時間への不満が、広くビジネスパーソンに共有されていることがデータからも確認できる。

Microsoft Work Trend Index：コミュニケーション業務で57%

Microsoftが世界規模で実施するWork Trend Indexでは、より広いコミュニケーション業務の割合が示されている。

Microsoft 365ユーザーのデータによると、平均的な従業員は業務時間の57%をコミュニケーション活動（会議・メール・チャット）に費やし、残り43%を作成業務（文書・スプレッドシート・プレゼンテーション等）に充てている。

また、会議への関与が最も多い上位25%の重度利用者では、週7.5時間を会議のみに費やしている。同調査では、68%の人が「業務中に中断されない集中時間が不足している」と感じており、60%の会議がアドホック（事前計画外）で、10件に1件は直前に設定されることも示されている。

調査横断サマリー

3つの調査を整理すると、次のような全体像が見えてくる。

調査主体	定義の範囲	業務時間に占める割合
パーソル総合研究所	社内会議への出席時間	年間就業時間の17.6%
Acall（2024年）	会議出席＋調整作業	1日の勤務時間の約30%
Microsoft Work Trend Index	会議・メール・チャット全体	業務時間の57%

「会議の出席時間のみ」で見ると17〜20%程度、「会議関連業務全体」を含めると30%近くに達することが複数の調査で一貫して示されている。

「多すぎる会議」が生産性に与える影響

会議時間の割合が高いことは、それ自体が問題というわけではない。問題は「価値を生まない会議時間」の割合だ。

パーソル調査では、ムダだと感じる会議の割合が全体の23〜27%に上ることが示されている。年間就業時間の17.6%が会議に使われているとすれば、そのうちの4〜5%（年間80〜100時間）はムダな会議ということになる。

これをパーソル総合研究所が試算したコストで見ると、従業員1万人規模の企業ではムダな会議による損失は年間約15億円に達するという結論が導き出されている。

議事録作成を含めた会議関連業務の実態

会議の本体時間だけが業務コストではない。会議に付随して発生する「準備」と「事後処理」の時間が、実際のコストを大幅に膨らませている。その中でも特に負担が大きいのが、議事録作成業務だ。

議事録作成に年間320時間

キヤノンマーケティングジャパンが2022年12月に実施した「議事録の作成業務における現場の負担とDXの浸透」調査では、次の数値が示されている。

議事録作成に費やす週平均時間：6.13時間
年間換算：319.6時間（約2ヶ月分の労働時間）
「議事録作成に負担を感じている」：67.2%
特に負担が大きい世代：20代（週8.46時間）

319時間という数字は、年間の労働時間（約2,000時間）の**約16%**に相当する。会議時間そのもの（17.6%）とほぼ同等の時間が、会議の「記録化」にかかっていることになる。

1回の会議に伴う前後作業の実態

会議1回に対して、どのような前後作業が発生しているかを整理すると次のようになる。

工程	所要時間（目安）	担当
事前準備（資料作成・アジェンダ整理）	15〜30分	主催者
スケジュール調整（日程確認・変更対応）	10〜20分	主催者
会議中のメモ取り	会議時間と並行	記録担当
文字起こし・清書	60〜70分	記録担当
要点整理・構造化	30分	記録担当
共有・確認依頼	20分	記録担当
フォローアップ（アクションアイテム追跡）	15〜30分	主催者/担当者
事後作業の合計	約110〜140分	—

1時間の会議に対し、前後の作業で2〜2.5時間が発生する。つまり、会議の「実コスト」は名目上の会議時間の3〜3.5倍になっている計算だ。

議事録DXは1.4%しか進んでいない

キヤノンの調査では、AIサポートツール・アプリを使って議事録作成を効率化できている職場は**わずか1.4%**であることも明らかになった。一方、AIサポートツールの使用を希望している人は70%に上る。

この「希望 70% vs 活用実績 1.4%」というギャップは、議事録自動化の改善余地がいかに大きいかを端的に示している。

議事録作成の時間コスト試算

議事録作成に費やしている時間を人件費に換算すると、どの規模の組織でも見逃せない金額になる。

年収500万円の社員が週2回の会議を担当し、1回あたり90分の議事録関連作業が発生するケースで試算する。

月間議事録コスト ＝ 1.5時間 × 8回/月 × 3,500円（実質時給）
              ＝ 42,000円/月
年間コスト    ＝ 42,000円 × 12ヶ月 ＝ 504,000円

担当者が1人でもこの規模になる。10名のチームで同じ状況が続けば、年間500万円が議事録作業のために消えていく計算だ。

議事録作成の効率化施策については、議事録の作成時間を80%削減した組織がやっていた3つのことで具体的な方法を解説している。

「会議コスト」の概念と試算ツール

会議の問題を「なんとなく多い」という感覚で語るのを止め、数値で管理する組織が増えている。「会議コスト」という概念と、その試算方法を理解することが、改善の第一歩だ。

会議コストの基本計算式

会議コストの基本式は次の通りだ。

会議コスト = 参加者の平均時給 × 参加人数 × 開催時間

たとえば、年収600万円の社員（時給換算：約3,000円）が5名参加する1時間の会議なら、1回あたり1万5,000円のコストが発生する。週2回開催すれば月12万円、年間144万円だ。これが社内の複数部署で常態化していれば、年間数千万円規模のコストになる。

ここで「時給換算」に使う単価の設定が重要になる。給与明細上の時給ではなく、社会保険料・福利厚生費・管理費を含む実質コストで計算する必要がある。実質コストは給与ベースの1.3〜1.5倍が一般的だ。

年収モデル	時給（月168h換算）	実質コスト換算（×1.4）
400万円	約1,970円	約2,760円
500万円	約2,500円	約3,500円
600万円	約2,980円	約4,170円
700万円	約3,450円	約4,830円

会議コストを可視化したShopifyの事例

この概念を組織的に取り入れた先進事例として知られるのが、カナダのeコマース大手Shopifyだ。

Shopifyは2023年、3人以上の会議にかかるコストを見積もる計算ツールを従業員のカレンダーアプリに導入した。このツールは、会議の長さと出席者数・役職別の平均報酬データをもとにコストを算出する仕組みで、3人が出席する30分の会議でも700〜1,600ドルのコストが発生することが可視化される。

Shopifyが同時に実施した施策は次の通りだ。

3人以上集まる定例会議を全面撤廃
水曜日をミーティングフリーデー（会議禁止）に指定
50人以上の大型会議は週1回木曜日のみに限定

その結果、年間47万4,000件・32万2,000時間の会議が削減された。1人あたりの会議時間は5ヶ月間で14%減少し、プロジェクト完了率は前年比18%向上したとBloombergが報じている。

「会議コストを数値で見せる」というシンプルなアクションが、組織全体の行動変容につながった事例として参考になる。

会議コスト試算ツールの種類

会議コストを試算するツールはいくつか存在する。

ツール名	特徴	利用シーン
ハーバードビジネスレビュー製計算機	会議時間・参加者数・年収を入力しコスト算出	単発の試算
cospaチェッカー（EMoshU）	メンバーの時給・会議室費用を登録して継続管理	定例会議のコスト管理
MeetingTimer	職位別人数と賃率からリアルタイムでコストを計測	会議中の可視化
Attendar	シミュレーター形式でコスト試算	導入前の概算検討

これらのツールを活用することで「この会議に月いくらかかっているか」を経営層に示す材料が揃う。

会議コストの試算例

「会議コスト」の概念を組織に浸透させる際は、具体的な数字で示すことが効果的だ。

試算例：30名規模の部門で週2回の部署定例を開催している場合

設定項目	数値
参加者	平均8名
会議時間	1時間
参加者の平均実質時給	3,500円
開催頻度	週2回
1回あたりの会議コスト	28,000円
月間コスト	約22万4,000円
年間コスト	約268万円

この試算に議事録作成（担当者の月約4万円）と事前準備（参加者全員の計15〜30分）を加えると、年間コストは300万円を超える。「1時間の会議」というカジュアルな行為が、年間数百万円の経営リソースを消費しているという認識を持つことが、改善への動機づけになる。

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効率化で生まれる時間の使い方

会議時間・議事録作成時間を削減した先に何があるか。削減した時間をどう再配分するかが、本質的な生産性向上につながる。

削減した時間で何をするか

キヤノンの調査では、議事録作成時間を短縮できた場合に「その時間を何に使いたいか」という問いに対し、50.9%が「他の作業を進める」と回答している。次いで「顧客対応（営業・打ち合わせ等）」「戦略的な思考・企画立案」が続く。

会議後の議事録作成に追われていた担当者が本来の業務に戻れることは、個人の生産性を直接向上させる。特に影響が大きいのは次の層だ。

議事録作成の削減効果が高い職種・場面

対象	現状の課題	削減後の変化
若手・新入社員	会議のたびに議事録担当が回ってきて本来業務が後回しに	担当輪番から解放。学習・企画業務に時間を確保
管理職・マネジャー	議事録確認・修正に多くの時間を取られる	部下へのフィードバックや戦略思考に時間を移行
営業担当	社内会議の議事録作成が営業準備を圧迫	顧客対応・提案資料作成に充当
バックオフィス	複数部署の会議を掛け持ちしており議事録作成が慢性的に残業化	残業削減・業務品質の向上

「確認のための会議」を減らす連鎖効果

議事録の品質と共有スピードが向上すると、別の副次効果も生まれる。「確認のための会議」「情報共有のための会議」が不要になるという連鎖効果だ。

「あの会議でどういう決定だったか」を確認するために新たな会議を設定するという非効率は、多くの組織で常態化している。議事録が検索可能な形で蓄積・共有されていれば、この「確認会議」を大幅に削減できる。

会議数の削減につながるサイクル：

議事録の自動化・高速化
      ↓
会議当日に確定版が共有される
      ↓
過去の意思決定が検索で即座に参照できる
      ↓
「確認のための会議」が不要になる
      ↓
会議の総数が減る → 集中時間が増える → 生産性が向上する

集中時間（Deep Work）の確保

Microsoftの調査では、68%の人が「業務中に中断されない集中時間が不足している」と感じている。会議の削減と議事録の効率化は、この集中時間の確保に直結する。

1日の業務時間の30%が会議関連に費やされている状況から15%に削減できれば、毎日1時間以上の集中時間が生まれる計算だ。この集中時間を活用できるかどうかが、個人の付加価値出力を決定づける。

AI議事録ツールの費用対効果の詳しい試算は、DX推進担当者が知っておくべき「AI議事録」の費用対効果試算法で解説している。また、効率的な会議運営を支援するAIツールの比較は会議の生産性を高めるAIツール5選を参照してほしい。

まとめ

本記事で確認した「ホワイトカラーの業務時間に占める会議の割合」を改めて整理する。

調査が示す会議関連の時間コスト：

データ	数値	出典
社内会議が年間就業時間に占める割合	17.6%	パーソル総合研究所
会議・調整が1日の勤務時間に占める割合	約30%	Acall（2024年）
コミュニケーション業務（会議・メール・チャット）の割合	57%	Microsoft Work Trend Index
ムダと感じる会議の割合	23〜28%	パーソル総合研究所
議事録作成の年間時間	約320時間/人	キヤノンMJ（2022年）
ムダな会議による企業損失（1万人規模）	年間15億円	パーソル総合研究所

会議は業務遂行に不可欠な場だ。しかし、数値で実態を把握していない組織では、コントロールできないまま会議が増殖し続ける。「会議時間の何%が価値を生んでいるか」を定量的に把握し、価値を生まない時間を削減することが、ホワイトカラーの生産性向上において最も即効性の高い施策になる。

会議コストを削減するための最初のアクションとして、議事録作成の自動化が最もハードルが低く効果も早い。Freeプランから試せるMinutoで、今週の会議から始めることを勧める。

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よくある質問

Q1. 会議時間を「業務時間の何%」と表現するとき、どのデータを使えばよいですか？

用途に応じて適切なデータを選ぶことを推奨する。社内提案資料で「ムダな会議コスト」を可視化したい場合は、パーソル総合研究所の「年間就業時間の17.6%が社内会議に費消」というデータが信頼性・知名度ともに高く使いやすい。「会議関連業務全体」を示したい場合はAcall調査の「約30%」が適している。なお、Microsoft Work Trend IndexはグローバルデータのためB2B文脈での国内提案では補足データとして扱うのが適切だ。

Q2. 会議コストの試算で「時給」はどう設定すればよいですか？

給与明細の時給ではなく、社会保険料・管理費を含む「実質コスト」を使うことを推奨する。一般的に実質コストは給与の1.3〜1.5倍とされており、年収500万円の社員であれば時給3,000〜3,500円程度が適切だ。経営層への提案では保守的（高め）の設定を使う方が、後から数字を下方修正するリスクを避けられる。

Q3. 会議を減らすことと、議事録を効率化することはどちらが先ですか？

並行して進めることが現実的だが、着手コストの低さからは議事録の自動化が先になりやすい。会議数の削減はルール変更や文化変革が伴うため、経営層の関与とチームの合意形成が必要になる。一方、議事録の自動化はツールの導入だけで完結し、即日から効果が出る。「議事録が自動化されて時間が生まれた」という実績を作った上で、「であれば会議の数も見直せるはず」という提案に進む順序が、現場での定着率が高い。

Q4. 議事録の自動化で「情報漏洩」のリスクはありませんか？

ツールの種類によってリスクレベルが大きく異なる。音声データをリアルタイムでクラウドに送信するタイプ（Notta・tl;dv等）は、情報セキュリティポリシーへの事前確認が必要になるケースが多い。一方、会議終了後にテキスト化されたトランスクリプトを貼り付けて処理するタイプ（Minuto）は、音声データを扱わないためリスクが低く、セキュリティ審査を通過しやすい。まずIT部門・法務部門に確認した上で、低リスクなツールから試すアプローチが現実的だ。

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WhyTrace	AIなぜなぜ分析ツール	不具合・トラブルの根本原因分析
AnzenAI	AI安全管理支援	建設現場の安全教育・KY活動
SysDoc	AIマニュアル作成	業務手順書・マニュアルの整備